A jellemző egy hivatalos dokumentum, amelyet egy szervezet alkalmazottjának állítanak össze. A jellemző külső szervek, például bíróság kérésére, valamint a szervezeten belüli felhasználásra, például az igazolás során is megadható.
A jellemzõt leggyakrabban a jellemzõ személy közvetlen fõnöke vagy a szervezet vezetõje hozza létre. A dokumentum megírásához nincsenek egységes, szigorú követelmények, de számos olyan szabály létezik, amelyeket jobb elkészítéskor betartani.
Hagyományosan a jellemzőt egy A4-es lapra állítják össze nyomtatott vagy kézzel írott formában. A szervezet pecsétjének, a fej aláírásának és a dokumentum elkészítésének dátuma kötelező.
Bármely jellemzőnek, különös tekintettel az alkalmazottra, van egy "címsor", amelyben személyes adatai szerepelnek: vezetéknév, keresztnév és rövidítés nélküli védőszó, beosztás.
Meg kell jegyezni, hogy a közelmúltban egyre gyakrabban a munkavállalónak a munkahelyről történő jellemzése magában foglalja a dokumentumot szolgáltató szervezet adatainak megjelölését.
Ennek a hivatalos dokumentumnak az első bekezdése főszabály szerint tartalmazza a munkavállaló fő munkaállomásait. Ha a munkavállaló gazdag munkatörténettel és hosszú munkatapasztalattal rendelkezik, akkor csak a jelen pillanatra vonatkozó információkra korlátozódhat. Ha különleges munkaérdemei vannak, jelezheti azokat, valamint megrovásokat stb. Nem szabad például az életrajzi adatokra összpontosítania. A munkavégzés helyéről származó jellemző nem utal ilyen részletességre.
Az alkalmazott leírásában szokás tájékoztatást adni a kiegészítő oktatás, átképzés és továbbképzés megszerzéséről.
A következőkben a hivatalos dokumentum fő része található. Szükséges a munkavállaló tevékenységének leírása, jellemzése. Különösen fontos, hogy tükrözzék az információkat arról, hogy képesek-e időben eleget tenni a vezetés által kitűzött céloknak és céloknak, képesek-e elemezni, döntéseket hozni nehéz helyzetekben. Koncentrálhat a jellemzett alkalmazott teljesítményére, arra, hogy a projektjei mennyiben bizonyultak sikeresnek és relevánsnak. A munkaidő elosztásának képessége és a munkarend betartása a csapatban fontos szerepet játszik a munkavállaló jellemzőiben. Jelenleg a munkavállaló tevékenységét jellemző fontos információ a kommunikációs készség és a számítógépes műveltség megléte, az irodai programok ismerete.
A jellemzés szempontjából fontos az információ arról, hogy milyen viszonyokat ápol az értékelendő személy a kollégákkal, főnökökkel és beosztottakkal. Figyelhet az ember kultúrájának és nevelésének általános szintjére. A szankciók és ösztönzők rendelkezésre állásáról a munkavállalónak a munkahelyről történő leírásában tájékoztatást kell adni. Ha egy személynek társadalmi terhe van, vagy aktívan részt vesz a csapat életében, akkor ezt tükröznie kell a dokumentumban. Ezenkívül meg kell jelölnie, hogy a karakterisztika pontosan hol és milyen céllal van megadva.
Ez különösen igaz, ha a dokumentumot külső szervek kérik; a munka belső leírásában ez az információ elhagyható.
Így a szervezet alkalmazottjának jellemzőinek tartalmaznia kell mind személyes, pszichológiai és szakmai, mind üzleti tulajdonságainak értékelését.
