A konferenciákat szervező vállalatok különböző célokat akarnak elérni. Egyesek számára ez a fő üzleti folyamat, valaki ipari vezetőként pozícionálja magát, és a konferencia biztosíthatja számára ezt a státuszt. Egyesek a konferenciát a vállalat hagyományának fontos részének tekintik. Ugyanakkor egyetlen szervező sem akarja tönkretenni a saját konferenciáját, valamint azt, hogy unalmas légkörben zajljon le, és csekély számú résztvevőt gyűjtsön.
Utasítás
1. lépés
Írd le papírra a konferencia jövőképét és koncepcióját. Készítsen rövid leírást az eseményről, mint meghívást az együttműködésre.
2. lépés
Alakítson szervezőbizottságot, amelyben a következő területeken kell tükröződni: adminisztráció (válassza ki a szervezőbizottság vezetőjét), program, reklám, marketing, együttműködés a partnerekkel, szervezési kérdések, logisztika és pénzügy, értékesítés és együttműködés a résztvevőkkel.
3. lépés
Készítsen elő egy dokumentumot, amely egyértelműen megmutatja, hogy bizonyos időre milyen eredményeket lehet elérni. Ezen dokumentumnak azt is tükröznie kell, milyen irányokban kell ezeket az eredményeket elérni.
4. lépés
Készítsen listát a kívánt előadókról, és elvben fogadja el egyetértésüket.
5. lépés
Készítsen állapotokat partnereinek. Soroljon fel minden lehetséges partnert, és fogadja el az elvüket.
6. lépés
Készítsen listát a potenciális résztvevőkről, és küldje el a meghívókat.
7. lépés
Találjon konferenciatermet.
8. lépés
Tartson megbeszélést azzal a személlyel, aki felelős lesz a regisztrációért.
9. lépés
Írjon sajtóközleményt (konkrét tájékoztató üzenet, amely híreket fog tartalmazni erről a szervezetről, megemlítve a szakértők, partnerek bűnrészességét, helyszínét).
10. lépés
Készítsen szalagcímeket, videókat, interjúkat, sablonokat prezentációkhoz, hangfelvételeket annak későbbi közzétételének lehetőségére az interneten nyílt forrásokon.
11. lépés
Kéthetente küldjön hírlevelet a regisztrált résztvevőknek, releváns információkkal ellátva azt, hogy mennyit töltöttek fel a program szakértőkkel, és milyen változások vagy új események történtek. Adjon lehetőséget az embereknek, hogy kövessék az esemény előkészületeit, hívjanak meg más érdeklődőket partnerként, kérjék meg őket, hogy terjesszék információikat a közelgő eseményről.
