A főnökhöz emlékeztető írásához először meg kell találnia az emlékeztető kényszerítő okát, amelynek valódiságát szükség esetén dokumentumok, harmadik felek tanúvallomásai, hang- vagy videomédián rögzített felvételek segítségével könnyen bizonyítani lehet. Ezután tisztáznia kell, hogy kinek fogják címezni a jelentést, ki kell választania egy adott tisztviselőt, aki felhatalmazást kapott a konfliktushelyzetek megoldására és a csoportban elkövetett jogsértések figyelemmel kísérésére. Ugyanakkor célszerű megbizonyosodni arról, hogy ez a tisztviselő személyes okokból nem szimpatizál a főnökkel, akinek a jelentést készítik. Ebben az esetben másik tisztviselőt kell választani, különben a jelentés hatása ellentétes lesz a vártal. A feljegyzés benyújtásának fontos árnyalata a névtelenségre vagy a nyílt szerzőségre vonatkozó döntés. Az utolsó lépés az, hogy eljuttatja az emlékeztetőt a címzetthez, és ellenőrizze, hogy elolvasták-e.
Szükséges
Jelentés papíron vagy digitális, hivatalos bizonyíték a jelentésben meghatározott vádakról
Utasítás
1. lépés
A vezetőnek anonim bejelentést anélkül, hogy bizonyítékot szolgáltatna bűnösségére, a felsőbb tisztviselők gyakran felügyelet nélkül hagyják, ezért a jelentés helyes benyújtása érdekében nemcsak pontos információkkal kell rendelkezni a megtörtént jogsértésről, hanem fel kell készülni bizonyíték. Használjon bizonyítékként bármilyen papíralapú és elektronikus dokumentumot, fényképet, video- és hangfelvételt. Ne használja a kollégák vallomását fő bizonyítékként, mivel a főnök nyomására az emberek megtagadhatják az ellene való tanúskodást.
2. lépés
Elemezze a személyzeti táblázatot, hogy meghatározza, hogy a felső vezetők közül melyik fogja megtalálni a legérdekesebb jelentést erről a főnökről. Nagy szervezeteknél ez nem lehet a menedzsment, hanem például egy részvényesi tanács vagy egy ellenőrző szervezet. Bizonyos esetekben az emlékeztető sikerének biztosítása érdekében jobb, ha több címzettet választanak: az osztályvezetőt, a vállalkozás biztonsági szolgálatát, a személyzeti osztályt és a részvényesi tanácsot.
3. lépés
Ellenőrizze, hogy a főnök és a jelentés címzettje szoros, barátságos vagy bensőséges kapcsolatban áll-e, különben fennáll annak a veszélye, hogy nem a főnököt, hanem a munkahelyét veszíti el.
4. lépés
Fontolja meg és elemezze, hogy előnyös-e névtelenül vagy nyíltan benyújtani a jelentését. Az anonimitás egy meglehetősen ellentmondásos előnyt nyújt: megvéd a főnök esetleges bosszújától. De ne felejtsük el, hogy nem olyan nehéz megtalálni a feljegyzés szerzőjét. Névtelenség esetén előfordulhat, hogy az emlékeztető egyszerűen nem éri el a címzettet. Például a titkár egyszerűen eldobja, vagy spamként törli az e-mailből.
5. lépés
Ha az emlékeztetőt nyíltan nyújtják be, ez garantálja, hogy mindenképpen eljut a címzetthez. Papíros emlékeztető benyújtásakor kérje meg a tisztviselőt vagy titkárát, hogy írja alá egy másolaton, hogy az iratot megkapták. Ha emlékeztetőt küld e-mail formájában, feltétlenül helyezze magasra a levél fontosságát, kérjen olvasási nyugtát, és a levél tárgyában írja be, hogy az üzenet olyan információt tartalmaz, amely nagyon fontos a vállalkozás.
