A csoportos értekezlet hatékony módja lehet a különféle munkahelyi helyzetek elemzésének, beleértve a konfliktushelyzeteket is. Nyilvánosan vitatja a vitatott kérdéseket, és olyan döntéseket hoz, amelyek kötelezőek az egyes munkavállalókra. A kollektív találkozót sok előkészítő munkának kell megelőznie.
Utasítás
1. lépés
Fogalmazza meg a találkozó fő témáját. Rendszerint kollektív értekezletet tartanak egy aktuális kérdésben. Ez lehet például a szervezet éves munkájának elemzése vagy a csökkentett munkaidőre való áttérés.
2. lépés
Gondolja át a napirendjét. Pontjai konkrét kérdések lesznek, amelyeket meg kell vitatni. Legalább kettőnek és legfeljebb ötnek kell lennie. Rendezze a kérdéseket csökkenő fontosság szerinti sorrendbe. Ha az ülés témája meglehetősen tág, akkor a „Vegyes” tételt tegye az utolsó napirendi pontként. Itt kissé eltérhet a fő témától, és megbeszélheti azokat a kis problémákat, amelyek jelenleg a csapatot érintik.
3. lépés
Készítse elő a hangszórókat. Az értekezlet napirendjének minden egyes pontjáról hozzáértő alkalmazottnak kell beszélnie, akinek véleményét mérvadónak tekintik a csapatban. 1-2 héttel előre figyelmeztesse a készülő jelentésre, hogy az illető nyugodtan átgondolhassa üzenetét. 2-3 nappal az ülés előtt beszéljen minden előadóval, győződjön meg arról, hogy beszédének szövege készen áll-e és megfelel-e a megadott témának.
4. lépés
Készítse elő a tárgyalót. Jó, ha szervezete rendelkezik gyűlési teremmel vagy más tárgyalóval. Ellenkező esetben használja a lehető legnagyobb szobát. A megbeszélés napján elegendő széket kell telepíteni, valamint kivetítőt, számítógépet és mikrofont kell csatlakoztatni és felállítani, ha van ilyen. Előre is megbeszélheti az értekezlet minden résztvevőjének speciális mappáit a megvitatandó dokumentumokkal.
5. lépés
Értesítse az összes alkalmazottat a találkozó dátumáról, időpontjáról és helyszínéről. Használja a hagyományos módszerek egyikét: tegyen közzé információkat a faliújságon, küldjön e-mailt, hívja fel a strukturális osztályok vezetőit, beszéljen személyesen minden alkalmazottal. A választás a vállalat hagyományaitól és az alkalmazottak számától függ.
6. lépés
Regisztrálja a résztvevőket az értekezlet megkezdése előtt. Ezt a listát később csatolja a protokollhoz. Ügyeljen arra, hogy a megbeszélést abban az időpontban kezdje meg, amelyet a munkatársak terveztek és bejelentettek. Ne várja meg a későn érkezőket, mutassa meg az esemény fontosságát és komolyságát.
7. lépés
Hirdesse meg a megbeszélés fő témáját és az ott tárgyalt kérdéseket. Kérje meg a csapatot, hogy válasszon egy elnököt és titkárt az értekezletre. Elsõként a szervezet vezetõjét vagy helyettesét választják meg elnöknek, a jegyzõt vagy az irodavezetõt titkárnak. Az elnök vezeti az ülést, fenntartja a rendet és betartja a szabályokat. A titkár feladatai közé tartozik a részletes jegyzőkönyv vezetése: az előadók beszédeinek, nekik feltett kérdéseknek, megbeszéléseknek és javaslatoknak a rögzítése.
8. lépés
Tartsa be a megszólalási idővonalat, különben a találkozó fennáll annak a veszélye, hogy éjfélig húzódik, és soha nem hoz semmilyen döntést. Rendszerint a főelőadóknak 15-20 perc áll a rendelkezésükre, de legfeljebb 30. A másodlagos kérdésekben a társelőadóknak 10-15 percen belül kell lenniük. A résztvevők beszéde a hallgatóságtól 2-3 percre korlátozódik. Legfeljebb 5 percig válaszolhat egy kérdésre. Ha túllépi az időt, határozottan emlékeztesse a szabályokra.
9. lépés
Miután az ülés napirendjét rendezték és mindenki beszédet mondott, röviden foglalja össze az ülést. Ha fontos döntéseket hoztak, akkor azok tervezetét fel kell olvasni mindenkinek, aki jelen van.
10. lépés
Az ülés után két napon belül elkészítenie kell a jegyzőkönyv és a meghozott döntések végleges változatát. A jegyzőkönyvet az ülés elnökének kell megegyeznie és aláírnia. Felhívja a döntéseket és azok végrehajtásának határidejét minden alkalmazott figyelmébe, akinek végrehajtania kell őket.
