A vállalkozás vagy szervezet mérlegében szereplő bútorokat nem lehet csak úgy kidobni. Először el kell távolítania a bútorokat a mérlegből, vagyis le kell írni. Ehhez pedig jó indokokra és megfelelően elkészített dokumentumcsomagra van szükség.
Minden bútornak van leltári száma. Ez lehet külön szám egy nagy értékű tételhez, vagy egy szám egy kis értékű tételcsoporthoz. Általános szabály, hogy évente egyszer leltározást végeznek a vállalkozásnál, vagyis ellenőrzik a rendelkezésre álló bútorokat, összehasonlítva a tényleges bútormennyiséget a leltárjegyzékben bejelentettel. A leltárlistát a vállalkozás könyvelője biztosítja, aki elvégzi a leltárt.
A modern bútorok átlagos élettartama 5 év. Ez idő után a bútorok leírhatók a társaság mérlegéből. A működési feltételek megsértése miatt használhatatlanná vált bútorokat is le kell írni. Ezenkívül a bútoroknak garanciális ideje van, ezt követően azt is le lehet írni, ha erre jó okok vannak.
A bútorok leírására a vállalkozás vezetője külön megbízással megbízást bíz meg. Ilyen bizottságot általában legfeljebb 1 éves időtartamra neveznek ki. Ez a bizottság ülést tart a bútorok leszerelésének kérdésének megvitatására. A bizottság ülésének megerősítéseként jegyzőkönyvet készítenek. A tárgyi eszközök elidegenítésével foglalkozó bizottság ülésének jegyzőkönyvében fel kell tüntetni:
- a vállalkozás teljes neve;
- a bizottság elnöke és összetétele;
- napirend: pénzügyi eszközök leírása;
- a vállalat lejegyzendő listája, amelyet le kell írni, feltüntetve a készletszámokat, mennyiséget;
- szavazási eredmények: a támogató szavazatok száma, az ellenszavazatok száma, egyhangúlag stb.
- a bizottság döntése.
A bizottság minden tagjának személyes aláírást kell tennie a dokumentumba beírt adatok alá.
A bizottsági ülés jegyzőkönyve mellett a bútorok leírására szolgáló dokumentumcsomag tartalmaz hibás cselekményt, a nem pénzügyi eszközök leírására vonatkozó aktust és értékelő jelentést.
A hibás cselekmény feltünteti a vállalkozás teljes nevét, a vállalkozás vezetőjének vezetéknevét és kezdőbetűit, a jutalék összetételét, a leírásra bemutatott állóeszközök nevét, valamint a leírások okait. ki. Ilyen okok lehetnek a hosszú távú működés során felmerült hibák:
- a fémkeret deformációja;
- a korrózió visszafordíthatatlan hatása a bútorok fémelemeire;
- a bútorok fa részének repedése, elhatárolása, duzzanata, deformációja;
- kiégés, a bútor kárpit szövetének romlása;
- a könnyek, horzsolások kialakulása;
- nem eltávolítható foltok képződése a bútorok fa, fém részein, valamint a kárpitozott bútorok szövetén;
- horpadás, nyomtatott anyag nemezelése;
- forgácsok, karcolások, repedések a munkafelületen;
- esztétikai tulajdonságok elvesztése;
- a kötőelemek, az ajtópántok romlása, a tüskefugák hibái, a fa tiplik repedése, a csomócsuklók lazulása stb.
Emellett ki kell dolgozni a befektetett eszközök értékbecslését, amely tükrözi az ártalmatlanítás eredményeként keletkezett hulladékra vonatkozó információkat, amelyek bevételt hozhatnak a vállalkozás számára. A legtöbb esetben ezek forgács és fémhulladék. A törvény jelzi a beérkezett anyagok mennyiségét, árát és összköltségét.
Az immateriális javak leírására vonatkozó, egységes formanyomtatványon szereplő törvény a következőket jelzi:
- a leírásra bemutatott tárgyi eszközök neve,
- leltári szám,
- az üzembe helyezés éve,
- a működési hónapok száma,
- a befektetett eszközök egységeinek száma,
- az ingatlanok, gépek és berendezések könyv szerinti értéke,
- Vállalkozás neve,
- a pénzügyileg felelős személy neve.
A hibás aktusban, az értékelő aktusban és a leírási aktusban a bizottság tagjainak átírással ellátott személyes aláírást kell elhelyezniük.
A vállalkozás bútorainak leírásához szükséges teljes dokumentumcsomag, ideértve a bizottság ülésének jegyzőkönyvét, a hibás aktust, az értékelési aktust, a nem pénzügyi eszközök leírására vonatkozó aktust, amelyet a a megbízást, a bizottság elnökét, a cég pecsétjével a vállalat számviteli osztályához kell benyújtani, ahol a végső döntést meghozzák, és a bútorok alkalmatlanságára elküldik a vállalkozás mérlegéből.
