A dokumentumok elválaszthatatlan részét képezik egy vállalkozás vagy szervezet bármely papírmunkájának, függetlenül attól, hogy az magán- vagy állami. A dokumentumok kitöltése, válogatása, elküldése, elfogadása stb. Ha több dokumentum van, akkor egyszerűen nyilvántartást kell készíteni - ez nemcsak az ügyintézők és más munkavállalói kategóriák (közgazdászok, könyvelők stb.) Munkáját egyszerűsíti, hanem más szervezetek alkalmazottait is, ha elfogadják a küldött dokumentumokat.
Utasítás
1. lépés
Gyűjtse össze az egyik kategória szükséges dokumentumait, vagyis az egy típushoz kapcsolódó dokumentumokat (a gyártási költségek megerősítését, az átvételi / értékesítési dokumentumokat stb.) Gyűjtse külön az adminisztratív dokumentációt: megrendelések, rendeletek, végzések. Rendezze őket szerzőség szerint (a szervezet vezetőjének utasításai, az osztályvezetők megrendelései stb.).
2. lépés
Hozzon létre mappákat a már rendezett dokumentumok tárolásához, és mindent időrendben tároljon. Készítsen leltárt az egyes mappákról. Adjon nekik leltári számot.
3. lépés
Hozzon létre egy táblázatot a megfelelő mezőkkel rendelkező dokumentumok alapján, ossza fel a lapot oszlopokra és sorokra. Az oszlopokat a dokumentum céljának és funkcionalitásának megfelelően írja alá. Ugyanakkor ne feledje, hogy a nyilvántartásnak átfogó információkat kell tartalmaznia a dokumentumokról, hogy egy vagy másik okból ne kelljen újra és újra magát a dokumentumot kinyitnia és egyik vagy másik okból tanulmányoznia. Tehát például a felmerült kiadásokat igazoló okmánynyilvántartásnak a következő oszlopokat kell tartalmaznia: dokumentum száma, neve, dokumentum tartalma, összege és jelölése a dokumentum visszaküldésén.
4. lépés
Viszont a JSC, JSC stb. Részvényeseinek okmánynyilvántartása tartalmaznia kell a nyilvántartásba bejegyzett valamennyi személy azonosításához, a részvényhez fűződő jogaik rögzítéséhez, a nyilvántartásba bejegyzett személyek részvényeiből származó jövedelem beérkezéséhez, az összes részvénytulajdonosra vonatkozó adatgyűjtéshez szükséges adatokat, valamint a a találkozókról és más eseményekről szóló mindenféle értesítés kézhezvétele.
5. lépés
Ne feledje, hogy a dokumentumok nyilvántartásának összeállításakor a későbbiekben az Ön kényelme és gyors keresése érdekében minden nyilvántartást időrendben kell vezetni.
6. lépés
Csak akkor, ha a dokumentumnyilvántartás helyesen van összeállítva, akkor nem kell külön időt tölteni a kereséssel, gyorsan és egyszerűen megtalálhatja a szükséges papírt, elküldheti a szükséges kérést vagy értesítést, és egyszerűen kiválóan elvégezheti munkáját.
