Minden szervezet rendelkezik személyzeti dokumentumokkal. Ezeket a munkavállalókkal fennálló munkaügyi kapcsolatok szabályozása céljából kötötték. Minden felülvizsgálat a dokumentáció ellenőrzésével kezdődik, ezért nagyon fontos a megfelelő formázás.
Utasítás
1. lépés
A legfontosabb, hogy a személyi okmányok elkészítésekor különféle törvények, utasítások és egyéb szabályozási dokumentumok vezéreljék őket. Bármely szabály megsértése különféle szankciókhoz vezet.
2. lépés
A dokumentumokat a szervezet vezetője a megrendelés közzététele után állítja össze. A munkavállaló összes személyes dokumentuma alapján űrlapokat töltenek ki, például munkaszerződést.
3. lépés
Felvételkor a káder alkalmazottnak el kell távolítania az összes dokumentum másolatát, és be kell mutatnia a munkavállaló személyes aktájába. A jövőben dokumentumokat is csatolhat ehhez a mappához, például nyaralási alkalmazást. El kell mondani, hogy a személyes iratok vezetése nem szükséges a magánvállalkozások számára.
4. lépés
Ezenkívül fel kell készítenie a személyes aktában rendelkezésre álló összes dokumentum leltárát, amelynek időrendben és sorozatszámmal kell rendelkeznie.
5. lépés
A személyes aktákban bekövetkező minden változtatást maga a munkavállaló kérelme alapján és a csatolt másolatok szerint végeznek, például a vezetéknév megváltozása esetén - házassági igazolás (felbontás). Ugyanakkor a régi dokumentumokat nem lehet újrafeldolgozni, azoknak meg kell maradniuk a munkavállaló személyes aktájában.
6. lépés
A személyes irat borítóján a munkavállalóra vonatkozó információk vannak feltüntetve, nevezetesen: vezetéknév, név, a személyes irat védőszava és sorszáma. Ezután bejegyzik a személyes ügyek speciális nyilvántartásába.
7. lépés
Ne feledje, hogy a személyes iratokat, valamint az alkalmazottak dokumentumait biztonságos vagy más biztonságos helyen kell tárolni. A felelősséget ezért a vezető parancsára kinevezett személyzeti dolgozóknak kell viselniük.
8. lépés
Azt is szem előtt kell tartani, hogy a személyes iratokat nem továbbítják maguknak az alkalmazottaknak, és csak felelős személy jelenlétében lehet tanulmányozni.
