A szolgáltató levél a harmadik felek levélben történő tájékoztatásának általános módja. Akkor alkalmazzák, ha írásbeli igazolás szükséges a fontos információknak a partnerhez történő átadásáról, vagy ha lehetetlen más típusú kommunikációt használni. Ennek a dokumentumnak sok változata van, de vannak általános szabályok, amelyeket figyelembe kell venni egy ilyen levél elkészítésekor.
Szükséges
Fejléces levélpapír
Utasítás
1. lépés
A kezdéshez szerezze be a szervezete fejlécét, amelyet kifejezetten ezekhez a levelekhez terveztek. A fő különbség a szokásos levélpapírral szemben a postai adatok és a banki adatok jelenléte. Ha a vállalatnál nem ez a helyzet, készítse el saját verzióját. Helyezze ide a logót, és adja meg a szervezet nevét, banki adatait, postai címét, telefonjait, faxját és e-mailjét a kommunikációhoz.
2. lépés
A jobb felső sarokban jelölje meg a levél címzettjét (a cég neve, postai címe, beosztása, a fej teljes neve). Ha a levelet több szervezetnek címezzük, a címüket egymás után helyezzük el, de legfeljebb négyet egymás után és a vezetők megadása nélkül. Most menjen közvetlenül a levél szövegéhez, mivel ez a dokumentum nem írja be a nevét (ellentétben a cselekményekkel, emlékeztetőkkel stb.). Ehelyett röviden megadhatja a levél tárgyát, a fellebbezés lényegét - "a késedelmes fizetéssel", "a feltételek megváltoztatásával kapcsolatban" stb.
3. lépés
A levél szövegének üzleti stílusban kell lennie. A lényeget a lehető legrövidebben és legpontosabban mondja ki, hogy elkerülje a zavart a fontos információk továbbításakor. Egy levélnek egy kérdéssel kell foglalkoznia. Ne próbálja egyetlen levélben megoldani az ön és partnere közötti összes problémát. Mindegyiket külön kell megvizsgálni, mivel különböző előadók lehetnek, és ez ráadásul fontos lehet a bíróságon döntést igénylő viták esetén. Ennek megfelelően a legjobb, ha a levél térfogatát egy oldalon túl nem jelenítjük meg.
4. lépés
Végül sorolja fel a további dokumentumokat a Mellékletek részben. Hagyjon helyet a menedzser aláírásának, és zárójelben (vezetéknév, kezdőbetűk) fejtse ki aláírását. A kommunikációhoz feltétlenül adja meg az előadó teljes nevét és irodai telefonszámát. Aláírja az eredeti dokumentumot felügyelőjével, és kimenő dokumentumként regisztrálja a levelet a szervezet titkáránál.
