A rendellenességek, következetlenségek vagy logikátlan szekvenciák, az alkalmazottak és az osztályok közötti nem megfelelő cselekedetek a gyenge termelékenység egyik fő oka. A rendszerezés csak a műveletek egyszerűsítésére, a folyamatok felgyorsítására tervezett műveletek összessége. Ezek egymást követő lépések teszik könnyebbé és sikeresebbé munkáját. És ezek nem olyan nehéz lépések.
Utasítás
1. lépés
Elemezze meglévő fejlesztéseit, feladatait, végrehajtott műveleteit. Hatással van a teljes munkafolyamatra: milyen gyakorisággal végeznek bizonyos műveleteket, milyen szükség van azok végrehajtására, mennyi ideig tart a teljesítés. Folyamatosan figyelemmel kíséri a munkafolyamatát, nyomon követve a történteket, és keresve a gyengeségeket vagy hiányosságokat.
2. lépés
Kombinálja a hasonló tevékenységeket csoportokba, külön időt szánjon rájuk. Határozza meg egyes műveletek optimális végrehajtását időben. Például egy bizonyos menedzser, rendszerezve munkáját, megállapította, hogy az ügyfelek hívása a munkanap kezdetétől hatástalan, kevésbé valószínű, hogy megtalálja őket a munkahelyén. A teljesítmény nőtt, ha reggel 10 és 12 között telefonált. Elemezze a teljesítményét.
3. lépés
Azonosítsa és rangsorolja a feladat fontossága / prioritása, a munkában végzett tevékenységek szerint. Ehhez például az Eisenhower prioritás elemzést használják. Időben ütemezze a feladatokat úgy, hogy a feladatokat rangsorolja a maximális hatékonyság idején és az élen. Vigyázzon a tervezésre: készítsen napi rutint, a hét ütemezését, naptári terveket. Ily módon struktúrát ad a munkafolyamatnak. De a tervezés önmagában nem elég, mindenképpen hajtsa végre terveit.
4. lépés
Készítse el a munkaerőt szabályozó dokumentumokat, figyelembe véve az osztályok közötti külső környezettel való kapcsolatot, ha rendszerezi a szervezet munkáját. A csapatnak szigorúan az utasításoknak megfelelően kell elvégeznie a munkát, akkor kevésbé lesznek független értelmezések a munkájukról. Határozza meg a munka határidejét és tartsa be azokat, ellenőrizze őket, jelölje ki a végrehajtásért felelős embereket.
5. lépés
Használjon munkájában sablonokat és sémákat. Fejlessze saját maga, mentse el a megtaláltakat. Rendezze dokumentációját katalógusok létrehozásával, így kevesebb időt tölthet a dokumentumok keresésével. Használjon mindent, ami megkönnyíti és optimalizálja munkáját: tárhelyeket, könyvjelzőket, munkafolyamatokat, levelezősablonokat stb.
