A napirend egy értekezlet vagy találkozó csontváza. Ebben vannak meghatározva a vita fő témái és a vita fő területei. Megállapítja a megbeszélés rendjét, a résztvevők figyelmét egy szakmai beszélgetésre összpontosítja, nem engedi, hogy a vita kaotikus eszmecserévé alakuljon.
Utasítás
1. lépés
Kezdje el elkészíteni a napirendet, amint a vezetőség eldönti az ülés időpontját és témáját. Forró a sarka, könnyebb lesz megfogalmaznia a pontjait. Ezenkívül elegendő ideje lesz az első lehetőség kijavítására, ha a vezető módosítani akar.
2. lépés
Emelje ki az értekezlet témájának főbb és kisebb szempontjait. Ne terhelje túl a napirendet apró, rutinszerűen megoldható kérdésekkel. A legjobb megoldás az, ha 1-2 jelentős pontot beillesztünk, amelyek megvitatásában a csapat többsége érdekelt, és hagyunk időt a kevésbé fontos kérdések - köztük a találkozó során felmerült - kérdések gyors megoldására.
3. lépés
Fogalmazza meg a napirendi pontokat. Kerülje a kétértelmű vagy kétértelmű mondatokat. Tegye a napirendi pontokat a lehető legpontosabbá. Miután elolvasta őket, az értekezlet résztvevőjének könnyen meg kell értenie a probléma lényegét és a megbeszélés célját. Ha bármilyen problémája van, kérjen segítséget szakembertől, aki ebben a témában főelőadást tart.
4. lépés
Minden tételt a „about” vagy „about” elöljáróval kell kezdeni: „Az értékesítési részleg kezdeményezésére takarítási napot tartanak” vagy „A funkciók újraelosztásáról a marketing osztály és a sajtószolgálat között” stb. Ha valamely szabályozási dokumentumot vitára bocsátanak, a záradék a következőképpen hangozhat: "A vállalkozás alapító okiratának jóváhagyásáról" vagy "A titkárság személyzetének munkaköri leírásának módosításáról" stb. Informatív kérdések esetén, amelyek nem igényelnek vitát, kérjük, zárójelben vagy kettősponttal elválasztva adja meg a megfelelő magyarázatot. Például: "A könyvkiadás ígéretes területeiről: A főigazgató-helyettes jelentése a szeminárium üzleti útjáról".
5. lépés
Strukturálja napirendjét. A gyakorlatban kétféle módon lehet elrendezni a kérdéseket: a legfontosabbtól a kevésbé fontosig és a kisebbtől a jelentősig. Minden lehetőségnek megvannak a maga pozitív vonatkozásai. Az első esetben a fő kérdéseket az ülés elején mérlegelik. Az alkalmazottak aktívabbak, a fáradtság még nem érinti őket. De az első kérdés megvitatása elhúzódhat, nem marad idő kisebb, de fontos problémák megoldására. Ha az értekezlet kevésbé fontos pontokkal kezdődik, az alkalmazottak fokozatosan csatlakoznak a ritmushoz, és mire a fő kérdést meghirdetik, teljes mértékben felkészülnek egy konstruktív párbeszédre.
6. lépés
Nyomtassa ki a menetrendet a szervezete irodai követelményeinek megfelelően. A megvitatásra kerülő kérdések mellett adja meg az ülés dátumát, időpontját, helyszínét, főelőadóit, résztvevőit és meghívott szakértőket. Hagyja jóvá a dokumentumot a szervezet vezetőjével. Az eredeti napirendet később csatolja az ülés jegyzőkönyvéhez. A jóváhagyott napirend alapján készítsen hírlevelet vagy közleményeket az alkalmazottak számára.
