A külföldi partnerekkel való együttműködés már az orosz vállalkozások szokásává vált. Ezért a küldöttségek cseréje, amely a munkafolyamat része, szintén meglehetősen gyakori esemény. De ha először látja vendégül külföldi vagy orosz partnereit a vállalkozásnál, vegye figyelembe több árnyalatot, hogy azok ne zavarjanak az üzleti kapcsolatok kialakításában és ne rontsák el a találkozó benyomását.
Utasítás
1. lépés
A találkozóra szóló meghívót a lehető leghamarabb el kell küldeni, még akkor is, ha előzetes megállapodás született. Ez annak a jele, hogy nagyra értékeli partnerei idejét és tiszteli elfoglaltságukat.
2. lépés
A megerősítés érkezésekor adja meg az érkező küldöttség tagjainak számát. Jobb, ha megkapja a vendégek listáját, megjelölve a helyzetet és a felügyelt utasításokat. Válassza ki küldöttségének összetételét ennek a listának megfelelően, szám szerint megközelítőleg meg kell egyeznie a vendégek delegációjával. Beszélje meg a vendégekkel, hogy milyen nyelven beszélnek inkább, és gondoskodjon tolmácsról magának, még akkor is, ha a vendégek saját tolmácsukkal jönnek.
3. lépés
Ismerje meg minden vendég felelősségi körét és kompetenciáját. A külföldi partnerek általában nagyon szigorúan tartják fenn a hivatalos parancsnoki láncot, ezért világos képet kell adnia arról, hogy mely kérdések megvitatására ez vagy az a vendég jogosult.
4. lépés
Készítsen elő és állapodjon meg azon kérdések listájáról, amelyeket meg kell vitatnia. Gyűjtse össze az összes szükséges anyagot és dokumentumot. Döntse el, milyen dokumentumokat fognak aláírni a tárgyalások eredményeként, és megbeszélje, hogy milyen módon fogják lebonyolítani őket: időtartam, szünetek.
5. lépés
Válasszon egy kényelmes szobát az értekezleten részt vevők száma alapján. Mindegyiküknek legyen egy hely, ahol kényelmesen elfér, mert a szünetek között több órán át kell ülnie. Ügyeljen arra, hogy a találkozó alatt teát, kávét, kekszet tálaljanak, és poharak és ásványvíz legyenek az asztalokon. Ha senkinek nincs baja, ne felejtse el betenni a hamutartókat.
6. lépés
Kérjen vendégeitől hozzájárulást az értekezlet hangfelvételéhez, ez nem történhet engedély nélkül. Üljön a vendégeknek a bejárati ajtó felé, ez a pszichológiai árnyalat lehetővé teszi számukra, hogy ne érezzék magukat stresszben. Kérje, hogy a tárgyalások során ne vonja el a figyelmét a külső telefonhívás. Készítsen naplókat és tollakat a vendégek számára.
7. lépés
Ne erőltesse a vendégeket, hogy keressenek téged, amikor megérkeznek a találkozási helyre. Valakinek meg kell találkoznia velük az épület előcsarnokában, és el kell kísérnie őket arra a helyiségre, ahol a tárgyalásokat folytatják.
