Amikor egy alkalmazott megkéri az eredeti munkafüzet átadását, a személyzeti osztály alkalmazottja nehéz helyzetbe kerülhet. Kiállítani vagy nem kiadni? És ha kiadja, akkor hogyan kell elintézni, és ki lesz felelős a dokumentum elvesztése esetén?
Utasítás
1. lépés
A törvényben megállapított szabályoknak megfelelően munkafüzetek kiadása az alkalmazottak számára nem megengedett. A munkavállaló csak két esetben kaphatja meg a munkakönyvét: az elbocsátás napján, vagy ha másik szervezetbe költözik.
2. lépés
A munkáltató teljes felelősséggel tartozik a munkafüzetek vezetéséért és megőrzéséért: köteles a hatályos szabályoknak megfelelően bejegyzéseket tenni azokba, megfelelő tárolási feltételeket megteremteni (széfben), vezetni a munkakönyveket stb.
3. lépés
Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 62. cikke megállapítja, hogy a munkáltató a munkavállaló írásbeli kérelmére köteles a munkakönyv hiteles másolatát (vagy kivonatát) kiállítani legkésőbb az alkalmazás napjától számított három napon belül.
4. lépés
A legtöbb esetben egy munkafüzetből készített fénymásolat elegendő harmadik fél számára, de olyan helyzetek adódnak, amikor megkövetelhetik az eredeti bemutatását (gyakran ilyen konfliktus merül fel a nyugdíjalapban lévő dokumentumok feldolgozása során). Ha egy alkalmazottnak nyugtával állítja ki a munkakönyvét, a felelősség továbbra is a munkáltatót terheli.
5. lépés
Ebben az esetben ajánlott az eredeti munkafüzetet közvetlenül a Nyugdíjpénztárba elküldeni (és nem átadni az alkalmazott által). Ebben az esetben a pénztár alkalmazottjától el kell venni egy nyugtát, amely megerősíti a munkavállaló munkakönyvének neki való átadásának tényét.
6. lépés
Bizonyos helyzetekben egy harmadik fél szervezhet egy munkakönyv fénymásolatát, amelyet nem a munkáltató, hanem egy közjegyző igazol. A személyzeti osztály munkatársa tárgyalhat az alkalmazottal azokról a feltételekről, amelyek mellett a szervezet fizetni fogja a közjegyző szolgáltatásait az igazolásért, majd a munkavállaló megtéríti e szolgáltatások költségeit. De még ebben az esetben sem a munkavállalónak kell hitelesítenie a munkafüzet másolatát (vagyis ott kell lennie egy közjegyzői irodában), hanem a személyzeti osztály alkalmazottjának.
