A hivatalos fogadás az üzleti találkozók egyik legnépszerűbb formátuma a cégek reprezentatív gyakorlatában. A vendégek jól szervezett fogadása remek alkalom arra, hogy új és új üzleti kapcsolatokat teremtsen a partnerekkel, fontos információkat kapjon a vállalat számára, erősítse hírnevét, új "színeket" adjon a képnek.
Utasítás
1. lépés
A fogadások okai nagyon különbözőek lehetnek: ünnepek, jelentős események évfordulói, tisztelt vendég látogatása (vagy távozásának látása), egy partnercég küldöttségének érkezése (vagy távozása), kiállítás megnyitása, "sorsdöntő" aláírása "szerződés vagy megállapodás, információs alkalom, amely támogatási kapcsolatokat igényel a sajtó képviselőivel. Ez csak a szervezet rendszeres eseménye lehet - semmilyen eseményhez való kapcsolódás nélkül.
2. lépés
A felvételi előkészítési terv a következőket tartalmazza:
• a felvételi forma (típus) kiválasztása, • vendéglista összeállítása, • meghívók terjesztése, • az asztalokhoz való ülés megtervezése, terítés, menü összeállítása ("étkezések" - reggeli, ebéd, vacsora megszervezése esetén) A tartalmi komponens előkészítése mindenekelőtt: egy téma megtervezése eszmecserére és ügyesen "építi" a találkozó aktivistáinak beszédeit-hozzászólásait, melyeket a fogadás során az előadó (k) koordinál. Céljuk, hogy a rendezvény produktív és érdekes legyen minden meghívott számára.
3. lépés
A technikákat általában a következőkre osztják:
• nappal és este;
• ülőhelyekkel (azaz a vendégeknek előre kijelölt ülésekkel) és ülőhely nélkül;
• formális (formális) és informális (informális).
4. lépés
A délutáni találkozók rövid találkozók délután. Az ilyen fogadásoknál a nevek szilárdan rögzültek: "pohár pezsgő", "pohár bor", "reggeli".
Az első két formátum a legegyszerűbb. Az asztaloknál helyet nem terveznek (italokat, harapnivalókat a pincérek állandó vendégeknek kínálnak - általában 12.00 és 13.00 óra között).
A "reggeli" másfél órától kettőig tart (általában 12.00 és 15.00 között). Öltözködési szabály - hétköznapi (kivéve, ha a meghívók másként rendelkeznek).
5. lépés
Az esti fogadások ünnepélyesebbek. Ezek a „tea”, „koktél”, „büfé”, „ebéd”, „ebéd-büfé”, „tea”, „vacsora”.
"Tea" - fogadás 16.00 és 18.00 óra között. Ez hagyományosan 1-1,5 órás női találkozó. Cukrászati és sütőipari termékeket, gyümölcsöket, gyümölcsleveket, vizet, desszertet és száraz borokat szolgálnak fel az asztalnál (harapnivalók ritkák).
"Koktél" és "büfé" (álló helyzetben) - találkozó 17.00 és 20.00 óra között. 2 óráig tart. A menü hideg harapnivalókat, süteményeket, gyümölcsöket tartalmaz (néha meleg harapnivalókat). Az alkoholt az asztalokon mutatják be, vagy a pincérek poharakban tálalják. Öltözködési szabály - a meghívókban jelzettek szerint: akár alkalmi öltöny, akár szmoking.
Az "ebédet" 20.00 és 21.00 óra között szervezik, 2-2,5 óráig tart. Ételei: hideg előételek, leves, forró (hús és hal), desszert, alkoholos italok (minden ételnek megvan a maga). Az egy órán át tartó vacsora után a vendégeket a nappaliba hívják, ahol teát vagy kávét szolgálnak fel.
A "vacsora" a legújabb fogadás. 21:00 órakor vagy később kezdődik. Menüje hasonló a vacsora menüjéhez. Valamint a ruházat formája - sötét öltöny, szmoking vagy frakk férfiaknak és estélyi ruha nőknek.
"Ebéd-büfé" - kevésbé formális fogadás (általában filmbemutató vagy koncert után szervezik). Az előételeket tartalmazó asztalokat büféasztalként szolgálják fel. A 4-6 fős asztaloknál ingyenes a helyfoglalás.
6. lépés
A fogadás megszervezésekor gondoljon át mindent a legapróbb részletekig. Ellenőrizze, hogy a szoba mérete megegyezik-e a vendégek számával. Ami az étlapot illeti, figyelembe kell venni a vendégek ízlését, nemzeti és vallási hagyományait (adott esetben ügyelni kell mind a sovány, mind a vegetáriánus ételek elkészítésére).
