Bármely ülés határozata csak akkor kötelező érvényű, ha azt a jegyzőkönyvben rögzítik. A szülői értekezletek, a lakástulajdonosok vagy a részvényesek értekezleteinek jegyzőkönyvei természetesen tartalmukban különböznek egymástól, de a formanyomtatványra vonatkozó követelmények mindig közel azonosak.
Írjon piszkozatra
Az értekezlet során nem mindig kényelmes számítógéppel gépelni, ezért először a vázlatra lehet írni a jegyzőkönyvet. Néhány információt az értekezlet megkezdése előtt be lehet írni. Fent írja a "Jegyzőkönyv" szót, közvetlenül alá - az ülés nevét és a dátumot. Még balra lejjebb írja be a "Részt vett" szót. Ha a döntést várhatóan a névsor minősített vagy egyszerű többségével hozza meg, jelezze, hány embernek kellett volna jelen lennie. Ez például akkor fontos, ha a háztulajdonosok találkozójáról van szó, akiknek el kell dönteniük a ház kezelésének módját, pénzt kell gyűjteni a nagyobb javításokhoz stb. Írja le napirendjét alább. Ha olyan kérdéseket kíván megvitatni, amelyekről még nem tud, adjon hozzá „Egyéb” tételt. Bizonyos esetekben meg kell határozni a határidőt.
A találkozó kezdete után
Írja le, hány ember van jelen és hány legyen. A napirend alá írja a „Figyelt” szót, és tegyen kettőspontot. Írja fel pontról pontra a kérdéseket, a felszólalók nevét és a beszédek összefoglalását! Felkérhetik az előadókat, hogy előzetesen nyújtsák be beszédeiket. Jegyezze fel a jegyzőkönyvbe az egyes előadóknak feltett kérdéseket és a válaszokat. Ami a megoldásokat illeti, minden kérdés után beírhatók, vagy egyetlen blokkként a protokoll alján. Feltétlenül jelezze, hányan szavaztak "mellett", "ellene", hányan tartózkodtak. A határozatok alapján írja be az elnök és a titkár nevét, és tegye be a dátumot. Bizonyos esetekben meg kell jelölni az elnökség minden tagjának nevét.
Írjon be szöveget a számítógépre
Számítógépen történő gépeléskor a titkár általában szerkeszti a szöveget. Próbálja meg úgy szerkeszteni, hogy ne törje meg a jelentését. Ez különösen igaz a döntésekre. A protokollok nyilvántartására nincs egységes forma, de általában a következő szabályokat kell alkalmazni:
- a szöveget 14 pontos méretben, másfél vagy fél intervallummal gépeljük be;
- a fő szöveg összehangolása - mindkét oldalon;
- a cím igazítása - középre, a résztvevők száma - jobbra;
- a bekezdések piros vonallal kezdődnek.
Gépelje be a szöveget, ne felejtsen el helyet hagyni az elnök és a titkár aláírásainak, valamint tegye aláírások aláírását. Tedd a dátumot az aljára. Nyomtassa ki a jegyzőkönyvet, és hagyja, hogy az elnök és a titkár aláírja. Vannak esetek, amikor az ülést távollétében tartják. Ebben az esetben a beszédek szövege nincs megírva. A protokoll többi részét ugyanúgy állítják össze.
