Az ülések eredményei dokumentumok rögzítését igénylik jegyzőkönyv formájában. A dokumentum megfogalmazásakor fontos, hogy tükrözze a vita fő pontját, a lehető legtömörebben ismertesse az egész vitát.
A jegyzőkönyvet az ülés után az ülés titkára állítja össze, akinek vagy fel kell jegyeznie a vita során, vagy diktafonról kell vezetnie nyilvántartást. A második lehetőség a legoptimálisabb a lehetséges viták megoldására.
Vizuálisan a dokumentum a következő részekből áll:
- Általános információ;
- az ülés napirendje;
- megbeszélés és a meghozott döntések.
Általános információ
Ez az információs blokk tartalmazza a címet, helyet (város, dátum, az ülés időpontja), a jelenlévő személyek listáját. A találkozó címe a cím. Például a munkacsoport ülése a személyi kérdésekről. A dátum és az idő blokkja a közvetlenül megtartott értekezletről ad információt, nem pedig a protokoll aláírásának dátumáról.
Ha az ülést állandó struktúra (szakbizottság, munkacsoport stb.) Tartja, akkor az általános információk feltüntetik az ülés állandó elnökének és titkárának teljes nevét.
A jelenlévők listájának összeállításakor fel kell tüntetni a meghívottak beosztásait és munkahelyeit. Ez az információs blokk a "Jelen" szóval kezdődik. Abban az esetben, ha az ülés szavazást ír elő, a jegyzőkönyvben résztvevőket két csoportra osztják - szavazati joggal és a szavazásban való részvétel jogával.
Az ülés napirendje
Az ülés napirendje az ülés előtt kialakul. Vannak azonban kivételek, például a sürgős találkozók esetében. Ez a blokk az értekezlet kérdéseit sorolja fel anélkül, hogy meghatározná az előadókat és a jelentések időkorlátját. Még akkor is, ha az ülést egy kérdés megvitatására hívják össze, ez nem szerepel a dokumentum címében, hanem napirend formájában készül.
A felszólalás határidejétől függően a bemutatott napirendet az elnök automatikusan jóváhagyhatja, vagy szavazásra bocsáthatja. Ebben az esetben a megbeszélés az ülés napirendjének jóváhagyásának kérdésével kezdődik. Ha nincs kifogás, akkor a jegyzőkönyvben egy ilyen döntést a következőképpen formalizálnak: "A napirend elfogadásának kérdését szavazásra bocsátották." A következő formában történő szavazás eredménye: "Szavazás: mellette - (szavazatok száma), ellene - nem, tartózkodás - nem."
Megbeszélés és döntéshozatal
A legnagyobb kérdéscsoportot a vita menetének tükrözésére tartják fenn. A napirend minden egyes kérdése külön blokkba kerül, kezdve a napirend szövegével. Ezt követi a jelentés menete, amely a következő formában készül: „Hallgatott: (az előadó teljes neve)”. A tapasztalt átírók azt javasolják, hogy ne írják át a beszédeket, hanem hagyják el az általános, több mondatban kifejezhető jelentést. Ha fontos a jelentés jelentőségének megőrzése, akkor a jegyzőkönyv mellékletében idézheti a beszéd téziseit vagy a részleteket az előadásból, hivatkozva erre a dokumentum szövegében.
Ugyanez vonatkozik a vita menetének elmélkedésére is. Ha több előadó ragaszkodik ugyanahhoz a nézőponthoz, akkor beszédeik a következő formában formalizálhatók: „Azok a felszólalók (az előadók teljes neve), akik támogatták a beszélő véleményét”.
Minden kérdés eredményeként meg kell fogalmazni a megoldást. Ezt előzetesen el kell készíteni a határozattervezetben, vagy maguknak az értekezlet résztvevőinek kell megfogalmazniuk a vita során. A döntéseket konkrét készítmények formájában hozzák meg, amelyeket egyértelműen és pontosan kell bemutatni. A tisztán tájékoztató beszédekkel kapcsolatos döntéseket az ülés résztvevői figyelembe vehetik.
Ha az ülés szavazást ír elő, az egyes kérdések utáni jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az eredményeket: „A döntést egyhangúlag hozták meg”, „A döntést többségi szavazással hozták meg”, „A döntést nem hozták meg.” Hasonló feljegyzéseket kell tenni azokban az esetekben, amikor a kérdéseket eltávolítják a megbeszélésből, más ülésre halasztják vagy nem veszik figyelembe az előadó hiánya miatt.
A végén a jegyzőkönyvet az elnöki tiszt és a titkár írja alá, és szükség esetén az ülést összehívó szervezet pecsétjével hitelesíti.
