A munkaidő beosztása és megszervezése a hatékony munkavégzés fontos eleme minden helyzetben. A vezetői beosztás esetében az előzetes tervezés jelentősége még inkább megnő, ezért nagyon körültekintően kell megközelíteni ezt a kérdést.
Utasítás
1. lépés
A menedzser maga is megtervezheti az idejét, vagy ezt a funkciót teljesen vagy részben átruházhatja a titkár-asszisztensre. Mindenesetre nem lehet nélkülözni a titkárral való kapcsolattartást, hiszen ő készíti elő és szervezi az értekezleteket, az ülések anyagát és fogadja a bejövő hívásokat. Ráadásul a titkár általában a fejében tartja az ügyvezető összes ismert tervét, és megpróbálja azokat munkaidő szerint elosztani, ezért nagyon fontos, hogy a tervekben bekövetkezett változásokról haladéktalanul értesítsék a titkárt.
2. lépés
De nem szabad csak a titkárra támaszkodni, fontos megtanulni, hogyan ossza el az idejét úgy, hogy legyen ideje mindent eltervezni. Ennek jó módja az, hogy elemezzen minden eltelt órát, és megtudja, pontosan mi történt és mennyi időbe telt. Szükséges továbbá, hogy vezetőként kiemelje magának a fő globális feladatokat, és munkaidejének nagy részét az ő megoldásukra fordítsa. Mindenesetre elsősorban a legfontosabb feladatokat kell megoldani, mivel ismert, hogy az aktuális feladatok 80% -át a munkanap első 20% -ában oldják meg, a fennmaradó időt pedig csak 20% -ra fordítják. a mű.
3. lépés
Ne hagyja, hogy a véletlenszerű események átlépjék az ütemtervet. Jobb, ha a tervekben előre szán egy kis időt rájuk, ez lehetővé teszi, hogy nagyobb valószínűséggel legyen ideje a fő feladatok elvégzésére. Az értekezletek, események, találkozók, konferenciák megtervezésekor a valós idejű időből induljon ki, figyelembe véve az előkészítést, az anyagok előzetes megismerését, a spontán beszélgetéseket és a kérdéseket. Próbáljon időben terjeszteni ilyen eseményeket, hogy a következő találkozó eleje ne nyúljon az előző végéhez képest, mivel ebben az esetben gyakran kénytelen késni vagy gyűrni a döntőt.
4. lépés
A titkár feladatai között gyakran szerepel a nap és a hét előzetes tervezése, figyelembe véve a beérkezett hívásokat, ajánlatokat, meghívókat. A munkanap végén tanácsos megbeszélni a titkárnővel az Ön ütemtervéről szóló elképzeléseit, és módosítani azokat. Még jobb ezt délután megtenni, hogy a titkárnőnek lehetősége legyen változtatásokra, hívások kezdeményezésére az adott vagy az esemény elhalasztására. A titkárral való állandó kapcsolattartásnak szokássá kell válnia, mert a menetrendje közvetlenül az önétől függ, és sok esemény előzetes előkészületet igényel a részéről.
5. lépés
Elemezze az elmúlt munkanapokat az idő hatékony elosztása szempontjából. Talán olyan megoldásokat talál, amelyek lehetővé teszik, hogy többet tegyen, például több értekezletet tartson ugyanazon a területen, vagy egyesítsen néhány eseményt. Jegyezzen fel naplójába korábbi és tervezett eseményeket.
