Az állami nem pénzügyi jelentések elkészítése viszonylag új tendencia a társadalmilag orientált orosz üzleti életben. A társaság nyilvános beszámolójának kevés köze van a belső beszámolási rendszerhez, és alapvetően különbözik a számviteli elemzéstől, ezért a dokumentum elkészítésének folyamatának megvannak a maga alapvető jellemzői.
Üzleti információk átláthatósága
Nyilvános jelentések nyugat felől érkeztek a hazai vállalkozásokhoz, ahol évtizedekig mechanizmusként használták az információk átláthatóságának megteremtésére a szervezetek tevékenységében. Az Egyesült Államokban és Európában általában minden nagyvállalat évente közzéteszi a fenntartható fejlődésről szóló jelentéseket, amelyekben információkat nyújtanak munkájuk társadalmi összetevőiről és a környezetvédelem érdekében tett intézkedésekről.
Leggyakrabban ilyen jelentéseket nem bányászati, ipari és gyártó vállalatok készítenek egy nagy piaci szegmensből. A dokumentumokban az éves termelési mennyiségekkel együtt megjegyzik, hogy milyen előnyökkel jártak a társadalom számára. Így a nyilvános jelentések főként a szervezet karitatív tevékenységének eredményeiből, a környezetvédelmi jogszabályok betartásából, a civil társadalom fejlődésében való részvételből és a társadalmi kezdeményezések támogatásából állnak.
Az elmúlt évek tendenciája azt jelzi, hogy a közepes és még a kisvállalkozások is fokozottan érdeklődnek a nyilvános jelentések elkészítése iránt, ami jelzi ennek a mechanizmusnak a hasznát a vállalati célok elérése szempontjából. A kis piaci szereplők megértették, hogy a sportklubok szponzorálásával és a művészeti iskola pártfogásával kapcsolatos információknak, még alacsony pénzügyi költségek mellett is, nyilvánosan nyilvánosságra kell hozniuk.
A nyilvános jelentések fő címzettjei a következők:
- a lakosság széles köre - a szolgáltatások és áruk fogyasztói, annak a régiónak a lakossága, ahol a társaság működik;
- üzleti partnerek - cégalapítók, igazgatósági tagok, ügyfélszolgálati képviselők, vállalkozók, sőt versengő szervezetek;
- tömegmédia;
- cég alkalmazottai.
A nyilvános jelentés az érdekeltek széles köréhez adaptált dokumentum, amely hatással van az írás stílusára, a grafikai tervezésre és a benyújtandó információk megválasztására.
Az információk megválasztása
A nyilvános jelentéstételhez szükséges információk gyűjtése folyamatban van. A legjobb megoldás egy külön személyzeti egység kijelölése e munka elvégzésére. A munkavállalói feladatoknak ebben az esetben tartalmazniuk kell a szisztematikus információgyűjtést a vállalkozás összes strukturális részlegétől ellenőrzött kritériumok szerint.
Az ilyen információs blokkoknak tartalmazniuk kell a társadalmi projektek megvalósításával kapcsolatos összes információt, nevezetesen: találkozókat kormánytisztviselőkkel, fogyasztókkal, a polgárok fellebbezéseivel foglalkozó munkát, karitatív rendezvényeket stb.
Amint azt a jelentések készítésének módszertani anyagai gyakran megjegyzik, maga az információgyűjtés folyamata a jótékonysági támogatás növelésének, új társadalmi projektek létrehozásának, támogatások bejelentésének stb. Szükségességére készteti a vállalatokat.
A nagyvállalkozások általában nem saját „receptjeiket” találják ki a nyilvános jelentések elkészítéséhez, hanem a GOST ISO 26000 „Irányelvek a társadalmi felelősségvállaláshoz” alkalmazzák, amely csoportosítja a nyilvános dokumentumok létrehozásának összes alapvető célját.
Információk benyújtása
A magas színvonalú nyilvános beszámoló fontos kritériuma, hogy a felfogás sok ember számára elérhető. Az ilyen dokumentumoknak szinte minden érdeklődő számára érthetőnek kell lenniük, megbízható információforrásként kell szolgálniuk, és nem igényelnek további kéréseket a társaságtól a pontosítás érdekében.
Gyakran a nyilvános jelentések nagy számban tartalmaznak grafikonokat, diagramokat és táblázatokat, ami egyszerűbbé teszi az információk megjelenítését. A fotók a minőségi nyilvános riport fontos részét képezik.
A gyakorlat azt mutatja, hogy a nyilvános jelentés elrendezésének inkább a brosúra, mint a dokumentum bemutatása felé kell mozdulnia. Leggyakrabban egy nyilvános jelentés horizontális formátumú.
A dokumentum felépítése tartalmaz címlapot, tartalmat, bevezetőt, amely helyébe a szervezet vezetőjének köszöntő beszéde, a fő rész, a következtetés és a terminológiai szótár gondoskodik. Az ábécé szerinti index megkönnyíti a dokumentumban való eligazodást, de a hossza érdekében elhagyható.
A nyilvános jelentés terjesztése
A kinyomtatott nyilvános jelentést a címzetteknek - alapítóknak és üzleti partnereknek - kívánják elküldeni. Elektronikus formában a nyilvános jelentést közzéteszik a hivatalos honlapon, és elküldik a média képviselőinek.
A szervezet alkalmazottainak tájékoztatása érdekében a nyilvános jelentés elektronikus változatát megküldik a szervezet részlegeinek.
