Nagy szervezeteknél a legtöbb látogató általában a titkárságtól szerzi be a szükséges információkat. Milyen benyomást hagy a kommunikációról az igazgató-asszisztens? Az ügyfél újra telefonálni akar? Az érdeklődő átfogó választ kap a kérdéseire? Ahhoz, hogy bízzon a titkár pozitív tulajdonságaiban, felelősen fel kell készülnie az első találkozóra, és hozzáértően kell megszerveznie és lefolytatnia egy interjút.
Utasítás
1. lépés
A titkár a társaság arca. Először értékelje a kérelmező megjelenését. Végül is nem hiába mondják, hogy a ruhájuk fogadja őket, hanem az eszük kíséri őket. A titkár ügyes és barátságos külseje nagyban hozzájárulhat a szükséges szerződés megszerzéséhez vagy a közelgő tárgyalások tárgyalásához. Ha saját "képed" van, próbálj meghallgatni intuíciódat. Ha jóváhagyja annak a személynek a pozícióját, aki belső ellentmondásokat okoz Önnek, akkor valószínűleg nehéz vele dolgozni, mert a titkár nemcsak a cég arca, hanem a vezető jobb keze is. Azonban ne hagyja jóvá azonnal azt, aki fényes, szép megjelenéssel kedveskedik Önnek. Egy szép kép gyorsan unalmassá válhat, és a papírok összeállítatlanok maradnak.
2. lépés
A beszélgetés során figyelmesen hallgassa meg: a titkár kommunikál az ügyfelekkel, telefonbeszélgetéseket folytat és leveleket ír. Beszédének kompetensnek, a végződéseknek következetesnek és jóindulatúnak kell lennie. Fordítson különös figyelmet az úgynevezett parazita szavak jelenlétére a beszédben. Ha a pályázó monológja tele van szükségtelen „tehát azt jelenti”, „úgymond”, „uh”, „nos” szóval, akkor nem valószínű, hogy üzleti körülmények között el fogja érni ezeket a kifejezéseket. A zsargon és a szleng használatát elfogadhatatlannak tartják, hacsak nem maga engedi meg, hogy a beszélgetés informális tanfolyamot folytasson.
3. lépés
Kérje meg a titkárt, írja be a diktálást. Tehát egyszerre három fontos tulajdonságot ellenőriz: a nyomtatási sebességet, az írástudást és a személyi számítógépes ismereteket. Szándékosan követ el stílushibákat, és figyelje a jelentkező reakcióját. Ha udvariasan tanácsolja a kifejezés összeállításának legmegfelelőbb módját, jelölje meg ezt magában "plusz" -al.
4. lépés
Gondosan tanulmányozza át a titkár önéletrajzát. Figyeljen a korábbi munkahelyekre, kérdezze meg a jelentkezőt a távozás okairól. Az udvarias és gyors eszű ember soha nem fog pártatlanul beszélni egy volt vezetőről, "sárba dobni" a csapatot, és nem beszél a saját hibáiról. A legelfogadhatóbb válasz, amelyet a fizetési elvárások eltérése jelent. Jelölje ki az önéletrajz szövegében és a beszélgetőpartner történetében szereplő kulcsszavakat: pontosság, rendezettség, stresszel szembeni ellenálló képesség, szocialitás, udvariasság. Ne feledje, hogy a titkár gyakran összekapcsolja a szervezet különböző részlegeit; a vezető hangulata, valamint az egész iroda kényelme, barátságos légköre és rendje függhet szakmai és személyes tulajdonságaitól.
