A dokumentumok megfelelő tárolása az irodai munka fontos eleme. Mielőtt a papírokat elküldené az archívumba, villogni kell. Ehhez ismernie kell az esetek archiválásának alapvető szabályait.
Szükséges
- - awl;
- - tű;
- - kemény szál;
- - ragasztó.
Utasítás
1. lépés
Számozza meg az összes lapot fekete ólomceruzával. A szám a jobb felső sarokban található. Helyezze a dokumentumokat időrendben, a legrégebbi kezdettel. Ha vannak borítékok csatolt dokumentumokkal, akkor meg kell számoznia a borítékot, majd minden benne lévő dokumentumot.
2. lépés
Távolítsa el az összes gemkapcsot és egyéb fém alkatrészt. Ha a dokumentumának nincs iktatási margója, ragasszon rá egy darab papírt. Készítse elő az öltéshez szükséges összes papírt úgy, hogy megalapozza a négy lyukasztást, és a kartondobozba helyezi őket.
3. lépés
Az iratkötegeket bilincsekkel kell rögzíteni, át kell átszúrni, vagy a dokumentumok varrásához speciális eszközzel kell fúrni. A bilincsek eltávolítása nélkül varrja a papírokat hosszú tűvel durva fonallal, zsineggel vagy szalaggal.
4. lépés
A helyes varráshoz szükséges, hogy a tűt a hátsó oldalról a sorban a második lyukba vezesse, a tűt a hátsó oldalán mentén vezesse vissza, és térjen vissza a második lyukhoz. Ezt követően a tűt ki kell hozni az elülső oldalra, és a második lyukat meg kell varrni, de már fentről. A cérnát hátulról kihúzzák, és két végét úgy rögzítik, hogy a cérna farka papírral (nyompapírral) lezárható legyen.
5. lépés
A szálakra ragasztott papírra ráhelyezik a szervezet pecsétjét, és a tisztviselők (igazgató, főkönyvelő) is aláírják. A karton borítón egy dokumentumok leltára van ragasztva, amelyeket kötegben iktatnak. Ebben fel kell tüntetni a szervezet és annak szervezeti egységének nevét, fel kell tüntetni a dátumot, meg kell jelölni a dokumentumok tárolási idejét és a levéltári kódot, ha azt a szervezet elfogadja.
