A titkár egy irodai dolgozó, akinek feladatai közé tartozik a telefonhívások fogadása, a számítógéppel való munkavégzés ismerete, az emberekkel való kommunikáció, az üzleti nyilvántartások vezetése és még sok más. A mítoszokról sok mítosz szól - de mi is a jó titkár?
Alapvető képességek
Titkárként való munkavégzéshez nincs szükség felsőoktatási intézmény diplomájára - elegendőek a speciális tanfolyamok, ahol a leendő titkár megtanulja az üzleti kommunikációt és az illemtant, a gyorsolvasást, az irodai munkát, a gyakorlati pszichológiát, a gyorsírást és a gépelést. Ezenkívül a tanfolyamok megtanítják az 1C-ben végzett munka alapjait, valamint megtanítják a mini-ATS és az irodai eszközök használatát is. Mindezen képességek nélkül a titkár nem tekinthető jó dolgozónak.
Az is nagyon fontos, hogy egy jó titkárnő finoman érzékelje más emberek pszichológiáját és ellenálljon a különféle stresszeknek.
Mivel a titkár a cég üzleti embere, kellemes megjelenéssel, stílusérzékkel és jó ízléssel kell rendelkeznie. A szép öltözködés, a társadalomban való viselkedés és a hozzáértő beszéd képessége nélkül a titkárnő nem képes jó benyomást kelteni annak a vállalatnak az ügyfeleiben, amelyben dolgozik - ezért a vállalat imázsa nem lesz megfelelő. Valójában a jó titkár fő feladata a főnöke és az egész hivatal munkájának hatékony és eredményes megszervezése.
A szakma jellemzői
Sokan úgy vélik, hogy a titkár feladata kávéfőzés, dokumentumok benyújtása aláírásra és a hívások fogadása. Ez téveszme - ennek a szakmának a feladatai közé tartozik a recepció munkájának felügyelete, üzleti levelezés lebonyolítása, részvétel különféle irodai és ág nélküli rendezvényeken, valamint az ideges ügyfelekkel való kommunikáció. Ráadásul a jó titkár gyakran irodavezetőként, sőt pszichológusként is szolgál, aki képes lesz lehűteni a helyzetet a csapatban.
Gyakran az ügyvezető titkárokat azért hívják „szürke bíborosoknak”, mert képesek láthatatlanul befolyásolni a vállalat munkáját és a főnök döntéseit.
Leggyakrabban a nők válnak titkárokká, mivel érzelmileg rugalmasabbak és ellenállóbbak. Emellett érzékenyebbek - a főnök és a csapat hangulatának megragadása sokat segít a munkájukban. Ha a titkár elég okos és profi, a menedzser tanácsért fordulhat hozzá és meghallgathatja. A titkár könnyítheti meg a főnök munkáját azáltal, hogy jól megszervezi a munkahelyét, és időben átadja a szükséges információkat. Ugyanakkor a titkárságok nem rendelkeznek karrier növekedéssel, mivel a jó ügyvezető asszisztens aranyat ér. Ennek eredményeként azonban a titkár felbecsülhetetlen tapasztalatokat és ismereteket szerez az üzleti folyamatokról, amelyek a jövőben segíthetnek abban, hogy egy másik szakmában kezdjen karriert.
